El expediente avanza de escritorio en escritorio y en cada salto el sistema comprueba lo que la ley exige en ese punto. Nada depende de que alguien lo recuerde.
El flujo se trabaja desde la bandeja de cada área. Si un expediente no está parado en su escritorio, no le aparece ningún botón: eso es correcto, no es una falla.
Correlativo automático. Las líneas de insumo copian descripción, unidad de medida y renglón del catálogo, así que dos oficinas no piden lo mismo con dos nombres distintos. Nadie elige su departamento: se deduce de quién captura.
La solicitud sale del escritorio del gestor y entra a la bandeja del jefe. La campana avisa y el panel personal mueve el conteo de pendientes.
Puede autorizar menos de lo pedido. La línea marca el recorte y el monto que se va a reservar es el de lo autorizado, no el de lo solicitado.
El disponible del renglón baja en el acto. Un renglón sin fondos no acepta la reserva, y el saldo se ve dentro de la propia opción al elegirlo.
La modalidad se valida contra el monto según los umbrales del ejercicio. La jefatura reparte el expediente entre sus analistas y firma.
Presupuesto, gerencia y dirección. Firma quien ocupa el puesto hoy, resuelto contra los titulares vigentes: si el titular cambió ayer, el de ayer ya no firma.
Se registra el NOG que devuelve el portal. Entran las ofertas, y la apertura de plicas exige que el límite de recepción esté fijado y ya vencido. Cuando la modalidad lo pide, se validan el quórum y la mayoría de la Junta de Evaluación.
Un solo clic verifica oferta seleccionada, elegibilidad del adjudicatario, modalidad contra el monto adjudicado, documentos obligatorios y garantías exigibles. Al adjudicar se ejecuta el presupuesto y el expediente queda congelado a cambios.
Tres decisiones de diseño que no son un detalle de pantalla.
Seleccionar la oferta deja constancia del criterio. Adjudicar es el acto que ejecuta el presupuesto y revalida todo lo demás. Son dos actos y el sistema los separa.
La justificación es obligatoria aunque gane la más barata. Lo que se audita es el criterio, no la aritmética: elegir la más cara puede ser correcto si queda dicho.
Adjudicado, rechazado, anulado y finalizado cierran el expediente a cambios: ni sus artículos, ni sus partidas, ni sus ofertas admiten edición después.
El catálogo oficial de insumos se carga desde el archivo publicado por el Ministerio de Finanzas. El sistema prepara la carga y primero le muestra un resumen de lo que va a cambiar: cuántos insumos entran, cuántos se actualizan y cuántos se dan de baja. Usted lo lee y decide si aplica o cancela.
Un insumo retirado no se borra nunca: se marca inactivo. Así una solicitud del año pasado sigue diciendo exactamente lo que decía, y si el catálogo lo vuelve a publicar, se reactiva solo.
Preferimos decirlo antes de que nos lo pregunten: la publicación en GUATECOMPRAS la hace una persona autorizada desde el portal oficial, porque la interfaz pública de datos abiertos es de consulta y no admite publicar desde fuera. Prometer publicación automática es la forma más rápida de perder credibilidad con quien conoce el portal.
| Lo que hace el sistema | Lo que sigue haciendo su personal |
|---|---|
| Prepara y resguarda los documentos exigidos antes del momento de publicar, dentro del expediente. | Publicar en el portal con el usuario comprador autorizado de la institución. |
| Registra el NOG que devuelve el portal y lo deja amarrado al expediente. | Copiar el NOG una sola vez, en la pantalla del paso de publicación. |
| Propone la coincidencia con el registro público y marca el expediente como pendiente de verificar mientras falte el enlace. | Confirmar la coincidencia propuesta. La confirma una persona, no el sistema. |
| Concilia y avisa cuando lo publicado no coincide con lo que dice el expediente. | Corregir la diferencia mientras todavía es una diferencia y no un hallazgo. |