SCdE aplica la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento en el momento de capturar, no en la auditoría del año entrante. Se instala en la infraestructura de su unidad ejecutora.
Una compra pública se cae por tres razones: se tramitó por la modalidad equivocada para el monto, se le adjudicó a alguien que no podía contratar con el Estado, o se comprometió presupuesto que no existía. Las tres se detectan hoy en la auditoría, cuando ya no tienen arreglo.
Los umbrales de los artículos 17, 38 y 43, las causales del 80, los porcentajes de garantía de los 64 al 66 y los plazos en días hábiles son controles que se ejecutan, no recordatorios en un manual.
No es un servicio en la nube. Se instala en los servidores de su unidad ejecutora, bajo sus políticas de seguridad y de respaldo, y la información no sale de la institución.
Fraccionamiento, concentración de adjudicaciones y expedientes estancados no se ven revisando un expediente a la vez. Se ven cuando algo suma el conjunto.
Fraccionar una compra para evadir la modalidad que le correspondía es la falta que más se sanciona y la que ningún auditor alcanza a ver revisando expediente por expediente. El sistema agrupa por unidad, renglón, proveedor y ventana de tiempo, y levanta el caso mientras todavía es un caso y no una sanción.
Aparece en el panel de riesgo del área de Auditoría, que es de solo lectura: no hay un botón de crear ni de editar en toda el área. El valor del panel depende de que quien lo mira no pueda tocar lo que mira.
Cada renglón muestra asignado, comprometido, ejecutado y disponible en la misma fila. El saldo va dentro de la propia opción cuando alguien elige un renglón, así que nadie captura a ciegas para enterarse al final de que no había fondos.
Al autorizarse presupuestariamente, el monto se aparta del renglón. El disponible baja en el acto y se puede ver antes y después en la misma pantalla.
Adjudicar ejecuta lo adjudicado, repartido entre todos los renglones que reservaron. Si se estimó Q60,000 y se adjudicó por Q57,600, la diferencia vuelve al renglón sola: no queda comprometida contra un expediente ya cerrado.
Anular un expediente devuelve lo reservado. Reserva, liberación y ejecución son simétricas y ninguna se hace a mano.
Cada movimiento es una fila que no se borra, atribuida a una persona y a un expediente. El libro es la fuente de verdad y los totales se leen de él, no al revés.
Ocho controles que se ejecutan solos, en el momento en que alguien intenta hacer la operación. Ninguno depende de que un funcionario se acuerde.
La modalidad no se elige: se deduce del monto según los umbrales vigentes del ejercicio fiscal. Un expediente mal clasificado no se guarda a medias, no existe.
Un proveedor inhabilitado no aparece como opción adjudicable, y el cuadro comparativo dice la causal. La oferta más barata puede ser justamente la que no puede contratar.
Ninguna reserva se registra contra un renglón sin disponible, ni siquiera en un proceso tramitado como excepción.
Clase, porcentaje, vigencia y titularidad de la garantía se verifican antes de dejar adjudicar, según lo que exija la modalidad.
Los términos legales se cuentan en días hábiles contra el calendario de asuetos de la institución. Diez días hábiles no son diez de calendario.
Las modalidades que requieren publicación no adjudican sin las bases adjuntas al expediente. El sistema lo dice al intentar adjudicar, no después.
Cuando la modalidad exige Junta de Evaluación se validan quórum, roles y mayoría antes de permitir la adjudicación.
Firma quien ocupa el puesto hoy, no quien tiene el rol. Si el titular cambió ayer, el de ayer ya no firma, y una suplencia se resuelve sola.
La Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento están construidos dentro del sistema. No son un módulo aparte ni un complemento de un tercero.
| Marco legal | Cómo lo cubre el sistema |
|---|---|
| Arts. 17, 38 y 43 · Modalidades por monto | La modalidad se deduce del monto contra los umbrales del ejercicio fiscal. Si no corresponde, el expediente no se guarda. |
| Art. 44 · Casos de excepción | Ruta propia, con la causal legal citada en el expediente y sin saltarse la validación presupuestaria. |
| Art. 80 · Prohibiciones para contratar | Padrón de inhabilitaciones con motivo y vigencia. Se revalida al seleccionar la oferta y otra vez al adjudicar. |
| Art. 81 · Fraccionamiento | Detección por unidad, renglón, proveedor y ventana de tiempo en el panel de riesgo de Auditoría. |
| Arts. 64 a 66 · Garantías | Reglas por modalidad y monto: clase, porcentaje, vigencia y titularidad, verificadas antes de adjudicar. |
| Art. 101 y plazos legales | Cómputo en días hábiles contra el calendario de asuetos, incluidos los plazos de inconformidad. |
| Publicación en GUATECOMPRAS | Registro del NOG, conciliación contra el portal y aviso cuando lo publicado no coincide con el expediente. |
| Segregación de funciones | Quien gasta no levanta su propio techo ni retira una inhabilitación: umbrales, reglas y padrones viven en otras áreas. |
| Trazabilidad para la Contraloría | Bitácora de quién cambió qué, cuándo y desde qué dirección, en todo el expediente. |
Umbrales, porcentajes de garantía, plazos y asuetos viven en datos, por ejercicio fiscal. Cuando la Ley del Presupuesto mueve un monto, lo cambia un administrador de la institución desde una pantalla: no es un cambio de sistema.
Nadie tiene que preguntar en qué va nada. La pantalla ya lo dice.
Cada oficina entra a su propio tablero: procesos abiertos, monto en trámite, avance del ciclo, tiempo promedio por etapa y lo que urge esta semana.
La campana avisa cuando un expediente llega a su escritorio. Los vencimientos de recepción, los plazos legales y las garantías por vencer se anuncian antes, no después.
Cualquier listado se pivotea por las dimensiones que interesen: proveedor, renglón, modalidad, unidad, mes. Sin pedirle un reporte nuevo a nadie.
Todo listado sale en Excel y en PDF con un botón, con los filtros que el usuario tenía puestos.
El sistema reparte el trabajo por áreas. Cada quien entra y ve solo lo suyo: no hay pantallas compartidas donde uno tenga que ignorar lo que no le toca.
El gestor levanta y traslada las solicitudes de su departamento. Nadie elige su departamento: se deduce de quién captura.
Confirma existencias y autoriza cantidades. Autorizar ocho de diez recalcula el monto que se va a reservar.
Asigna partidas, reserva fondos y consulta el libro presupuestario.
Tramita el expediente, publica, recibe ofertas, abre plicas y adjudica.
Reparten expedientes entre analistas y administran los padrones: proveedores, inhabilitaciones, insumos y nombramientos.
Gerencia y dirección solo firman. Firma quien ocupa el puesto, no quien tiene el rol.
Solo lectura: panel de riesgo y bitácora, sin un botón de escritura en toda el área.
Usuarios, renglones, umbrales de ley, reglas de plazos y de garantías: las restricciones que limitan a la propia oficina de compras.
Las dos traen el sistema completo: el mismo control de legalidad, la misma cuenta corriente del presupuesto, las mismas áreas y la misma bitácora. La versión Plus agrega las herramientas gerenciales, entre ellas el BRESS: balance, requisición y envío de suministros, pensado para hospitales y entidades de salud que necesitan evitar el desabastecimiento y el sobreabastecimiento por almacén y por renglón.
La licencia es por unidad ejecutora, anual o perpetua, y el sistema se instala en la infraestructura de la institución.